你对什么是文档管理系统以及为什么你的企业需188博金宝手机要188比分直播篮球比分直播一个文档管理系统的指南

在达尼亚布坎南
最近更新,2020年11月17日星期二
什么是文件管理系统(188博金宝手机DMS)?188比分直播篮球比分直播你的企业需要一个吗?如果需要,为什么?你可在此了解如何使用文件管理系统,使你的业188博金宝手机务运作更有效率,188比分直播篮球比分直播
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您可能听说过“文档管理系统”(DMS)这个术语,它被业务专188博金宝手机家188比分直播篮球比分直播们广为传颂,并认为这对您的业务来说是个好主意,但是您不确定它会有什么帮助—或者您可能只知道您的业务文档正在失控,并且在需要的时候找不到您需要的东西(您的团队成员也找不到)。本指南将帮助您阐明正确的DMS如何帮助您转换业务——尤其是与其他潜在的解决方案相比。

让我们从顶部开始:

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文档188博金宝手机管188比分直播篮球比分直播理系统是将文档存储为电子文件的平台。然而,文档管理系统不应188博金宝手机该188比分直播篮球比分直播与简单的“云存储”相混淆,就像你可能在谷歌,苹果,甚至Dropbox帐户上使用的那样。

这是因为不像云存储那样,它是一种你可以用来存储文档,组织它们,并使它们可以在多个设备上访问的工具。另一188博金宝手机方188比分直播篮球比分直播面,文档管理系统可以为您的企业提供更多的保护、遵从性、协作、签名功能、业务连续性功能——这只是一个开始,我们将在下面进行概述。

当然,即使使用云存储,也可以让您的业务比将所有文档保存在本地服务器或基于纸张的归档系统中更有优势,本文也将介绍这一点。想象一下,一个基于云的存储应用程序仍然类似于手动处理所有的文件夹,而文档管理系统提供了一个无缝的解决方案,用于共享、安全存储和为组织内部和外部的文档中包含的数据创建一个协同工作流。188博金宝手机188比分直播篮球比分直播

为什么您的企业需要基于云的文档管理?188博金宝手机188比分直播篮球比分直播

小企业使用基于云的文档管理系统而不是云存储解决方案的一些关键原因包括:188博金宝手机188比分直播篮球比分直播

1.处理内容和信息的蔓延,以创造效率和协同在您的日常运营。

这不仅可以在你需要的时候找到东西,并与他人(无论他们是第三方供应商、团队成员还是客户)共享重要的文档和数据,而且还可以构建一个高效的工作流。

这是一个真正的文档管理系统提升您的操作超越188博金宝手机基188比分直播篮球比分直播于云的存储系统,因为它允许远程和协作工作

2.利用企业数字化业务转型带来的好处。

进入云计算对当今企业至关重要——如果说COVID-19大流行没有教会我们什么的话,那就是我们需要准备一个坚实的业务持续战略。只有当您的业务在正常工作时间内24/7安全访问文件,以及在紧急情况下我们可能被迫迁移到的任何地方和任何时间时,才能做到这一点。

此外,一个好的DMS可以显著改善您的业务流程。这是什么意思?通过内置文件夹模板、签名集成以及业务和生产力应用程序集成等功能,您不必手动为每个客户或客户创建文件夹结构,也不必将电子邮件中的文档附加和下载到您的桌面文件夹数百次,从而节省了许多管理时间。您可以将DMS集成到您的业务操作中,并立即大大减少繁琐和重复的管理任务的数量。

3.显著减少IT费用。

基于云的文档管理的另一个关键好处是,与小型企业为员工管理本地服务器和远188博金宝手机程188比分直播篮球比分直播VPN功能相比,它可以降低IT成本。如果你数学,你会发现使用一个安全的、基于云的文档管理系统的成本远低于维持本地服务器,支付员工或第三方服务提供商维护软件和硬件以及相关的基础188博金宝手机设188比分直播篮球比分直播施费用non-cloud-based解决方案。

4.加强数据保护和网络安全。

基于云的文档管理系统最重要的好处之一是它为敏感信息(如人事和财务记录)提供了安全性,并为那些有权访问您的188博金宝手机文188比分直播篮球比分直播件的个人提供了访问控制。使用安全的、基于云的文档管理解决方案(取决于您选择的方案188博金宝手机)188比分直播篮球比分直播,可以为您的企业、个人和实体提供重要的保护,当您存储或在互联网上传输文件时,您可以通过银行级别的数据加密与他们共享数据。

此外,与将数据存储在本地计算机或其他不太安全的选项(如简单的基于云的存储应用程序)相比,将数据存储在云中可以确保对潜在网络安全威胁提供更高级别的保护。随着网络威胁的兴起,这一优势为您的企业提供了越来越有价值的保护,以降低风险。

5.启用远程工作功能,使您的员工保持联系,您的工作流程充满活力。

由于冠状病毒的公共卫生危机,远程工作已成为必要,员工和供应商或承包商等其他第三方在场外安全访问公司文件是必不可少的。

这正是基于云的DMS所提供的,取决于你选择的解决方案,你的员工可以简单地用他们的用户名和密码从他们的手机或笔记本电脑安全地登录,只获得他们被授予权限的文件。这为远程团队提供了一种简单的解决方案,并且能够实时地对带有数据的文件进行同步工作,从而避免了版本问题。

实现文件管理系统的选项。188博金宝手机188比分直播篮球比分直播

理想情况下,您选择的DMS使用基于云的安全环境,而不是在本地计算机硬盘驱动器或备用服务器上。原因是基于云的选择将比内部解决方案提供显著的好处。考虑的差异:

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  • 支持业务继续,允许公司在发生影响业务的灾难时转换到备用位置。
  • 允许自定义文档组织,以支持业务的自定义工作流。
  • 支持远程工作和协作能力以及文档的电子签名。
  • 提供先进水平的信息安全,定制的可访问性和成本控制。
  • 支持对文档的同步工作以及安全的文档传输和

云存储账户

  • 存储资源由第三方厂商拥有和管理。
  • 存储资源可以以预付或现收现付的方式购买。
  • 多租户环境下,存储资源可以共享。
  • 作为活动订阅的一部分,软件是保持最新的。
  • 它不需要安装软件更新和补丁。
  • 投资被认为是一项运营支出,它是一个较低的月成本。

本地存储

  • 存储资源由企业自行采购、拥有和管理。
  • 企业负责存储资源和数据的安全。
  • 现场存储的全部成本是公司的责任。
  • 更新软件和管理服务器环境的完整性是小型企业的责任。
  • 存储资源仍然属于公司。
  • 投资被认为是资本支出,通常是一个高成本。

正如您所看到的,从运营和财务的角度来看,当选择本地文档管理系统而不是DMS时,小型企业的负担要高得多。188博金宝手机188比分直播篮球比分直播此外,简单云存储提供的功能也没有那么健壮。

现在就采取行动,为数字时代改变和保护您的业务

一旦你在你的企业中安装了正确的基于云的文档存储系统,你就会发现它在提高运营效率和员工效率、使远程功能更容易、并增强您自己对企业的能力的安心,使其能够在几乎任何商业环境中坚持下去,并降低其安全风险。

既然您已经了解了DMS是什么以及它能为您的企业带来的好处,那么让我们来看看可以帮助您利用它们的解决方案。请阅读本指南的第二部分采取行动,为您的组织确定最佳的DMS最佳解决方案。

关于作者
达尼娅·布坎南是SmartVault,全球自2008年公司成立以来,他一直担任领导职务。在她目前的角色中,Dania负责SmartVault业务的文化、愿景和增长,该业务于2017年成为GetBusy产品家族的一部分。达尼亚在技术领域拥有超过30年的经验,通过广泛的渠道和营销策略建立了高性能的团队。

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