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在达尼亚布坎南
最后更新,2020年11月19日星期四
哪种文件管理188博金宝手机系188比分直播篮球比分直播统适合你的小企业?这些对云存储解决方案和文档管理系统的比较将帮助您选择适合自己的工具。188博金宝手机188比分直播篮球比分直播
选择最佳的文件管理系统188博金宝手机188比分直播篮球比分直播
图片来源:iStock.com

拥有文档管理策略的想法已经成为小型企业运营188博金宝手机的188比分直播篮球比分直播一个重要组成部分。选择正确的解决方案是至关重要的,因为它可以提供从结构到数字化组织和安全文档、改善客户体验和实现协同工作流程的能力、远程工作能力、以及业务连续性能力。

因此,您所选择的文档管理解188博金宝手机决188比分直播篮球比分直播方案必须支持您的业务的所有需求,而不仅仅是一个“云存储”应用程序,因为这些工具(我们将在下面讨论其中一些工具)不提供健壮的文档管理系统的高级功能和功能。

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为了方便您比较一些更流行的基于云的文档存储和文档管理系统,我们将下面的列表分为云存储和真正的文档管理系统,以帮助您为小型企业确定正确的解决方案。188博金宝手机188比分直播篮球比分直播

面向小型企业的云存储解决方案

1.谷歌驱动

当使用谷歌驱动它已经在商业(即工作用谷歌驱动)和个人使用中都很流行,了解它的功能是很重要的,因为它主要是一个基于云的文件存储系统,安全性有限,以及其他文档管理系统的关键特性,如电子签名,188博金宝手机188比分直播篮球比分直播可定制的文件结构和银行级加密文件传输和存储。

从好的方面来看,这个平台确实允许文档协作、控制用户对文件的访问和同步编辑,这意味着用户可以远程工作在相同的文件上,而不会出现版本问题。谷歌驱动器的主要缺点是它缺乏真正的任务和工作流管理能力,以及潜在的安全和遵从性问题。188比分直播篮球比分直播

2.Adobe文档云

Adobe基于云的文档存储应用程序Adobe文档云顾名思义,它是一个存储平台,可以编辑pdf文件,但除了基本的共享和电子签名功能外,不提供文档管理功能。188博金宝手机188比分直播篮球比分直播此解决方案中没有任何工作流、安全性、遵从性或高级协作工具可用。然而,对于处理许多PDF文件的小型企业来说,高级编辑功能和电子签名工具可能会使这个工具的投资是值得的。

3.Dropbox

Dropbox是一个真正的基于云的文档共享平台,可以被各种规模的个人和企业使用。当用户收到邀请时,他们可以访问文件,即使他们没有帐户,并且协作也是可能的。然而,Dropbox没有任何先进的工作流功能,电子,合规,或其他关键特性,将一个文档管理系统,因此,如果一个企业是选择文件存储,他们需要其他工具能够真正有一个声音,安全、健壮的文档管理平台。188博金宝手机188比分直播篮球比分直播

4.微软OneDrive

微软OneDrive与Dropbox和谷歌Drive类似,但它的优势在于它与微软Windows平台的集成(所以如果你是Mac用户,你需要下载单独的客户端工具)。微软用户的一个好处是,你可以同步你的文件与桌面版本的Office应用程序,并启用autosave到OneDrive。

当你把一个文件或文件夹放入OneDrive时,它会自动同步到云端(和你的其他设备)。要共享文件,您可以向其他用户提供链接。然而,微软的OneDrive是一个真正的基于云的文件存储系统。它没有任何综合性文档管理系统的功能。188博金宝手机188比分直播篮球比分直播

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1.Zoho文档

Zoho文档是一个比上面提到的云存储应用程序更188博金宝手机强188比分直播篮球比分直播大的文档管理解决方案,具有云存储和通过电子邮件上传文件到Zoho生成的电子邮件地址的能力。该平台还提供了一些安全选项,包括密码保护文件以及病毒和恶意软件保护。

尽管Zoho文档是一个坚实的文档管理解决方案,它不提供先进的188博金宝手机工188比分直播篮球比分直播作流定制,安全,或内置电子签名功能的其他解决方案,这对小型企业正迅速成为积分,需要能够使用他们的文档管理解决方案,以确保一个更高层次的业务连续性,网络安全和远程工作能力。

2.框(业务)

盒子提供了多个服务层,每个服务层都向用户提供不同级别的业务法规和遵从性特性,尽管公司没有具体描述其遵从性功能,这使得用户难以确定解决方案是否会帮助他们满足需求。Box确实允许某种程度的工作流自动化,也提供了无限的存储空间,但是它可能不允许用户查看和编辑某些类型的文档。

Box允许用户协作和文件锁定,但是,它不允许对文件进行完全同步的工作,这意味着可能会出现版本问题。总的来说,Box提供了一些协作和远程工作流功能,但它没有提供业务延续所必需的工具的完整补充,也没有提供一个完全成熟的工作流系统,以满足组织的特定操作需求。

3.SmartVault

Smartvault是一个全面的文档管理工具,允许组织创建188博金宝手机无188比分直播篮球比分直播缝的、无纸化的文档工作流,定制他们的确切需要。SmartVault的强大之处就在于它在所有文档管理领域的强大功能——从在线文档存储和安全文件共享,到遵从性和数据安全性,以及DocuSign、188博金宝手机O188比分直播篮球比分直播utlook、Quickbooks等生产力和业务应用程序集成。该平台的灵活性和功能使SmartVault用户能够使用一个平台轻松解决其所有业务单元的独特需求、遵从性需求和客户服务需求。

SmartVault的一个独特好处是它能够满足finra合规(金融行业监管机构)和hipaa合规需求。这意味着,即使在高度监管的企业中,SmartVault也可以帮助企业满足其安全性和合规性的需求,同时还可以进行改进工作流程的效率、生产力和协作。

结论

正如您所看到的,基于云的存储解决方案和真正的文档管理解决方案之间存在显著的差异,正如我们在本文第一部分中概述的那样。188博金宝手机188比分直播篮球比分直播在评估使用基于云的文档存储解决方案与真正的文档管理解决方案的好处时,确保您理解组织对工作流管理、安全性、遵从性、远程工作能力、文档访问和协作以及业务延续的需求是至关重要的。188博金宝手机188比分直播篮球比分直播

一定要自己做调查,然后联系你考虑的平台上的支持团队。它们可以帮助您了解正在评估的解决方案的全部功能,然后您可以确定哪个文档管理平台最适合您的业务。188博金宝手机188比分直播篮球比分直播

关于作者
达尼娅·布坎南是SmartVault,全球自2008年公司成立以来,他一直担任领导职务。在她目前的角色中,Dania负责SmartVault业务的文化、愿景和增长,该业务于2017年成为GetBusy产品家族的一部分。达尼亚在技术领域拥有超过30年的经验,通过广泛的渠道和营销策略建立了高性能的团队。

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