在家工作的员工会减少企业的开支吗?

由珍妮特透露
最近更新,2020年9月6日星期日
允许员工在家工作可以减少公司的开支,但你可能需要补偿员工在家工作的成本。以下是需要考虑的重要细节。
在家工作的员工事实
图片来源:Depositphotos.com

企业能否通过让员工在家工作来降低成本?远程工作者的好处是否大于潜在的缺点和挑战?这是许多企业正在思考的问题。许多过去不允许员工在家工作的公司被迫测试远程工作,以保护员工的健康,并在疫情期间维持公司业务。事实上,斯坦福经济政策研究所(SIEPR)调查2020年5月的调查发现,42%的美国劳动力在家里全职工作。

在许多情况下,让员工在家工作这一计划外的测试效果非常好,以至于公司正在考虑无限期延长远程工作安排。

像Facebook、Twitter、Shopify和Square这样的大公司都表示,即使疫情的危险已经过去,允许员工远程办公也可能继续下去。并不是只有互联网企业才加入虚拟员工的大潮。零售商REI和全国保险公司都宣布了让一些员工远程工作的计划。

但是那些没有那些大公司所拥有的资源的企业呢?让你的员工在家工作实际吗?有哪些挑战?是否有任何法律后果会对你的业务造成负面影响?以下是一些关于让你的员工远程工作的最主要的利弊。

让员工在家工作的好处

让员工在家工作的最大好处之一就是可以节省成本。在办公大楼里工作的员工较少或没有,企业可以缩小对空间的需求,节省租金、水电费和相关的办公费用,如办公用品、设备和租用空间的保险。员工通常要到客户所在地出差的公司也可以让客户远程办公,从而节省大量的差旅费。

除了节省成本,企业还可以从更广泛的地域吸引员工,提高员工的工作满意度,从而获益。员工通常更喜欢在家工作,因为这节省了时间、成本和通勤的压力,省去了购买午餐的成本,还可以减少购买工作服装和/或清洁工作服装的花费。研究有多达80%的员工表示,他们希望至少有一些时间能在家工作。

有远程员工的雇主面临的两个法律问题

虽然降低运营成本听起来是提高盈利能力的必修之路,但如果你不避免的话,还是有一些相当大的陷阱可能会让你的业务陷入困境。对于雇主来说,最大的潜在问题是要求(或者在某些情况下的可取性)补偿员工在家工作的成本,以及需要准确记录工作时间。

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什么时候需要报销员工在家工作的费用?

报销员工的规则取决于几个方面。其中包括:州法律、最低工资和加班规定,以及在家工作是自愿的还是必须的。不幸的是,有些法律因州而异,目前还没有任何法院裁决阐明某些问题的要求。

关于补偿员工的州法律

该律师事务所的合伙人杰弗里•奈内斯(Jeffrey Naness)表示,关键问题之一是你的公司位于哪个州南尼斯,莎伊特,南尼斯位于纽约杰里科。专门研究劳动关系和雇佣法的奈尼斯强调,在报销费用的义务方面,“各州差别很大”。

加州有专门的法律要求对商业费用进行报销。有案例表明,尽管员工本来就有固定费率的手机计划,但雇主仍有义务报销使用该计划的费用。”

因此,在加州和其他一些州,法院可能会裁定,即使员工没有增加自己的成本,雇主也必须支付员工的一部分wi-fi和其他费用。

虽然加州在这个问题上可能是最积极的,但他们并不是唯一需要报销的地方。伊利诺伊州、哥伦比亚特区和蒙大拿州等地也有报销员工在家花费的相关法律。

联邦公平劳动标准法

州劳动法并不是唯一需要报销费用的法律。无论你的公司或雇员在哪个州,联邦公平劳动标准法案(FLSA)都可能会起作用。如果你的员工的工资接近最低工资,FLSA可能会要求你的公司也偿还他们在家工作的费用。

“虽然FLSA不要求报销费用,但如果员工支付的业务费用低于最低工资或加班工资,则可以根据《公平劳动标准法》提出索赔,”南内斯解释说。

例如,假设您有一个雇员,他的工资达到联邦最低工资标准,您要求他在家工作。他们每月支付60美元的上网费和70美元的智能手机费。如果他们的工资是最低工资,那么从他们的工资中减去这些成本(130美元)就会使他们的时薪低于联邦时薪最低水平。因此,如果雇员的工资低于最低工资,您可能需要根据《外国雇员福利待遇法》报销为您工作而产生的个人开支,并考虑到这些开支。

即使不在家工作,远程工作者的个人互联网和电话账单也需要报销吗?

目前的答案部分取决于你和你的员工所在的州。在加州例如,如果员工必须用私人电话打工作电话,雇主就必须支付合理比例的电话费。还有其他几个州有法律但在大多数州,法律尚未明确哪些费用需要偿还,哪些费用不需要偿还。

但是,大流行也在一定程度上改变了人们对这个问题的看法。

“在大流行之前,有一些法院裁决说,如果在家工作完全是自愿的,雇主不必赔偿在家工作的额外费用,”奈尼斯说。在这种情况下,这些成本是不必要的。这名员工可能在办公室工作。”

由于流感大流行,许多雇主开始要求员工远程工作,因为隔离令,或因为他们认为可以在家工作的员工这样做更安全。在那些还没有针对远程工作者和报销费用的具体法律的州,“不清楚法院会如何裁决这个问题,”奈尼斯说。

在加州或者其他一些州,“过去的法院判决的逻辑表明,如果雇主要求雇员在家工作,雇主可能有义务分担雇员本应支付的持续上网费用。”如果你想作为一个谨慎的雇主,你可能会决定你会支付一部分。然后有趣的事情是什么部分。”

要确定这个比例,一种选择是分析工作使用的百分比和个人使用的百分比。

在家工作的工人的工资和工时规定

“一个主要问题是追踪计时员工的时间,”奈尼斯说。没有计时器打卡,也没有主管在现场查看他们的到达和离开时间,“你如何跟踪他们什么时候在工作,什么时候不工作?”

答案是坚持某种形式的追踪。它可以是在线活动监控或在线工时表、纸质工时表或任何其他记录时间的方法。无论您选择何种跟踪方法,都应该表明员工何时停止工作,开始午休。奈尼斯强调说:“这是一个很常见的问题——员工说他们没有午休,应该为此支付工资。”

他补充说,另一个值得关注的领域是,雇主对免税员工的要求更少,而且允许他们在家里工作,薪水也更低。虽然他们所做的工作仍可能使他们符合免除加班规定的条件,但工资减少可能使他们的收入低于被认为免除加班规定的最低要求。在这种情况下,他们需要记录自己的时间,并支付员工每周工作超过40小时的加班费。

制定一份书面的在家工作政策,尽量减少法律问题

雇主应该有一份书面政策,涵盖报销和员工在家工作时出现的所有其他问题。

就报销员工而言,政策应该明确规定,要报销员工的费用,必须是“合理且必要的业务费用”,奈尼斯说。“应该有一项规定,要求雇员提出报销要求时,必须提供足够的文件来支持这项要求,并指出提出要求的时限。也应该有一个规定,要求员工在超过一定金额的支出前获得预先批准。你可能需要特别处理一些费用问题,比如电脑或打印机。”

除了为远程工作的员工报销费用的条款外,该政策还应涵盖所有其他相关问题。这包括诸如工作获得在家工作,员工在家工作时间的比例,是否临时或永久的远程工作,一天的时间,本周天他们将工作,他们需要休息的时间,工作时间将如何被监控。对于小时工来说,该政策应该包括他们是否必须提前获得加班许可的信息。对在家工作的工人所要求的安全措施也应该详细说明。

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关于作者:
Janet Attard是该奖项的创始人业务知识小企业网站和信息资源。珍妮特也是家庭办公室和小型企业的答卷商业诀窍:家庭为基础和微型企业与有限的预算操作指南。关注珍妮特推特LinkedIn

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