领导者可以做的8件事来消除工作中的“噪音”

乔。麦科马克
最近更新,2020年2月19日星期三
信息超载和没完没了的数字破坏正在损害你的员工和你的业务。使用这些策略来帮助员工管理这些“噪音”,这样他们就能集中注意力,给你最好的帮助。
减少工作时的信息过载
图片来源:Depositphotos.com

还记得我们曾经认为"多"就是好吗?在一个更天真的时代,领导者们真的相信,人们拥有的信息越多,他们就会越聪明,他们就会做出更好的决定,也就会取得更大的成功。现在我们知道自己错得有多离谱了:没完没了的电子邮件,没完没了的会议,以及24小时7天不间断的联系,都在削弱员工的思考能力、专注力、解决问题的能力,以及公司保持竞争力所需的深度工作能力。真正的问题是:我们该怎么做?

很多时候,答案是“没什么”。有太多的公司让我所说的“噪音”浪费了我们最宝贵的资源:员工的时间和注意力。

具有讽刺意味的是,我们会不遗余力地保护我们的知识产权和实体财产,却毫不犹豫地让大量的数字中断侵蚀我们员工的工作能力。员工们被如此多的空洞信息所淹没,以至于他们不知道该关注什么——甚至不知道如何专注。

这是一个有很多原因的问题。当人们无法集中注意力时,表现就会受到影响。因为很难把事情做好,所以很少有成就感。所有这些都影响了员工的敬业度和工作满足感。创造一种能够吸引并留住优秀人才的文化是不可能的。

领导者需要停止接受现状,开始保护员工的思想免受噪音的影响。我们可以而且必须有意识地了解我们允许进入工作空间和桌面的信息的类型和数量。

并不是说我反对科技。不客气。但大多数企业使用科技的方式,都阻碍了良好的工作,而不是促进了它。

现在,我们正用一种难以置信的高端、复杂的工具来打击我们的思想和生活。我们显然不能与科技分离,我们也不应该这样做。但我们确实需要更仔细地考虑我们允许什么进入。

下面是一些简单实用的改变,可以打破噪音的循环,帮助你的领导和员工重新获得他们的注意力。

首先,弄清楚为什么噪音是一个问题。噪音会损害我们的注意力,影响我们的大脑和工作记忆,最终导致我们不再关心和倾听。例如,考虑一下每天多次打断员工注意力的干扰(数字的或其他的)。现在考虑一下,当你被打断的时候,你需要25分钟的时间来恢复状态。现在把这个乘以你团队里的每个人。

这损失了很多时间和金钱。那些帮助他们的员工减轻持续的各种形式的干扰的企业将在竞争中占得先机。

确保每个人都意识到这个问题。向领导和公司里的每一个人讲述不受控制的噪音的后果。这是工作一。一旦人们意识到噪音是什么样子的(很明显,声音是什么样子的),他们就会更有意识地减少噪音。

仅仅把它称为“噪音”,有助于帮助人们认识到这是一个需要处理的问题。通过命名、描述和宣称,我们让它成为现实。

关闭信息的闸门(或大量减少输出)。领导者可能会以透明的名义让他们的团队淹没在过多的信息中。当电子邮件、市政厅会议、社交媒体帖子、视频教程和层叠的信息源源不断地涌来时,员工们会感到困惑、沮丧,最后,他们会选择退出。

虽然你可以也应该让员工了解情况,但不要强迫他们消费太多信息,以致于他们无法解读信息。

交流要简短。当你试图告知、解释、更新和说服别人时,简单会大有帮助。无论你是说还是写,都要注重精简、清晰和简洁。问问你自己:在这次对话或交流中,我想传达的最重要的东西是什么?然后,相应地调整电子邮件、语音邮件、电话或演示。

帮助员工掌握一心一意的理念。在工作中处理太多事情是很尴尬的,而且会适得其反。不断的干扰是如此不可抗拒,以至于人们最终会对所有事情都说“是”。让专注成为你公司的核心理念之一。让你的员工一次专注于一项任务。

教他们的一个好技巧是:把一个任务写在便利贴上,完成后就扔掉。每次只做一件事,检查一下垃圾桶里所有你完成的小事。

致力于举办更好的会议。商务人士平均每周花在会议上的时间为23小时。不幸的是,对于每个参与的人来说,很少有会议能够顺利进行,有明确的目的和明确的议程。他们通常是痛苦的和没有成效的。

首先,要注意正在进行的会议数量。首先问问自己,你是否真的需要召开一次会议。当会议是正当的,只邀请那些必须参加的人。提前为会议设定目标,并在会议开始时陈述。让人们参与进来,提出问题,这样你就可以从房间里的人那里得到反馈。最后,明智地利用你的时间,这样你就不会失去人们的注意力。

设计你的办公空间安静的焦点如果你曾经在一个很少或没有办公室的大楼里工作过,一开始会觉得它很吸引人,很有创意,也很有合作精神。然而,日复一日的现实是,这些环境会让人分心文字噪音,人们必须努力保持专注并做他们的工作。

总的来说,对于任何需要专注于工作的人来说,开放式的布局都不是一个好主意。即使只是隔间,对员工来说,有墙壁来保护隐私和噪音缓冲会更好。确保有专门的安静的房间,让人们可以不受干扰地集中注意力。此外,确保提供几个没有科技干扰的wi-fi冷点。

允许人们“拔掉插头”而不用承担任何后果。培养一种耐心的文化,让人们在不受干扰的情况下,断开电子邮件和工作电话的联系,集中精力工作,即使这意味着他们会以较慢的速度回电话和回复电子邮件。这可以帮助你的员工培养心理安全感,使他们能够在不担心报复的情况下做出最好的工作。

顺便说一下,不要指望你能24小时都能打电话或发邮件联系到别人。虽然总会有例外,但不要让员工在晚上和周末保持联系成为常态。人们需要休息时间来充电。

一旦你理解了噪音对你业务的深刻影响,你就可以改变环境,让每个人都能做有意义的工作。想象一下这将释放出多大的潜力。领导和员工组成的统一战线,百分之百地专注于真正重要的事情,是一股不可忽视的力量。

作为一名亚马逊的商业专业人士,他可以从符合条件的购买中获得收益。

关于作者:
约瑟夫·麦考马克是《噪音:无人能集中注意力的生活和领导。他是一个成功的营销者,企业家。他是BRIEF Lab的创始人和常务董事,该组织致力于教授专业人士、军事领导人和企业家如何清晰地思考和沟通。他的第一本书,简介:少说话,产生更大的影响(Wiley, 2014),设定了简洁沟通的标准。他每周发布一个名为“Just Saying”的播客,帮助人们掌握专注和简洁的难以捉摸的技能。了解更多信息,请访问www.noisethebook.com

本书简介:
噪音:无人能集中注意力的生活和领导(Wiley, 2020年1月,ISBN: 978-1-119-55337-3, $25.00)在全国范围内的书店,主要的在线书商,或者直接从出版商拨打800-225-5945。在加拿大,请拨打800-567-4797。如需更多信息,请访问书的页面www.wiley.com

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