用电子邮件节省时间的5种方法

由Adam Boettiger.
最后更新,2020年11月13日星期五
每天处理好邮件是一项重要的成就。但是你每天收到的电子邮件数量在增加,而且看不到尽头。那么解决方案是什么呢?这里有5个技巧,你可以用来控制你的收件箱。
电子邮件收件箱非常满
图片来源:bigstockphoto.com.

在一年的平均商业用户每天花费超过一小时的处理电子邮件时,对每个人的心灵的问题似乎是:“我如何通过我的电子邮件更快?”电子邮件将我们推入一个看似永无止境的循环,没有明确的解决方案。如果我现在每天收到100条邮件,它需要我X小时来处理它们。但电子邮件的数量 - 流量 - 不是一个常数。它是动态的。对于我们许多人来说,不仅是动态的,它是指数般的增加。如果您进行数学,如果您每天收到的消息数量增加并且您希望花费相同的时间处理电子邮件,则简单的解决方案是学习如何更快地通过您的电子邮件。速度很好,但这不是唯一会产生差异的东西。最终,无论您是谁以及您在处理电子邮件时快速,何种信息将超过您在您提供的时间内可以处理的数量。

快速处理邮件的关键不在于如何处理,而在于你收到了什么;或者,更重要的是,你如何选择投资你的时间。

# 1。减少你的流
如果您每天收到100条消息,其中中有多少是垃圾邮件(批量未经请求的商业电子邮件)?也许您需要更好地过滤垃圾邮件或使用将减少您每天收到的批量电子邮件量的策略。减少流量的一个有效方法是在下次处理电子邮件时真正关注。大多数人撇去,扫描,删除而不看/读书,在打字或阅读电子邮件时在手机上讲话,认为他们通过多任务节省时间。

帮你自己一个忙。明天是新的一天。当你明天查看邮件时,注意一下收件箱里有什么邮件。简要地看一下每条信息,然后决定它对你有多重要或是否重要。你是否订阅特定行业的时事通讯?如果是这样的话,每周至少有一两个你没有时间阅读。减少脂肪。如果你没有时间阅读它,为什么你还在邮件列表中?使用通讯或列表上的链接取消订阅。或者,如果它对你很重要,花点时间去读它,但不要让它一直堆积在你的收件箱里。 Decide what is necessary email and what is not and take steps to get off of the mailing lists you don’t read.

# 2。有更多的选择!
你如何利用你的时间,说明了你是一个怎样的人,什么事情对你来说是真正重要的——这才是最重要的。控制你要做的和不需要处理的事情。你是否曾收到过同事不必要地抄送(复制)你的邮件?如果你是经理,这种情况经常发生。除非你明确告诉别人你在做什么并且不需要被复制,否则你团队的其他人可能会开始给你发CYA邮件。CYA mail也被称为FYI mail(供你参考的邮件),大多数时候,它实际上是别人认为你应该知道的东西。他们不是你,也不会读心术,所以要跟你组织里的人说清楚你需要什么,不需要什么。

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# 3。不要把你的收件箱当作一个存储区域!
考虑点击发送/接收是类似于步行到遏制并在您的邮箱中到达今天的邮件。你在路边站在你的邮箱前面,并通过你的邮件排序是什么迫切和重要的,然后将邮件的其余部分放回盒子里,然后回到房子?当然不是!那么你为什么用电子邮件这样做?

你的收件箱从来就不是用来存储信息的。这是一个巨大的冲击,一些人——同一人不能找到一个消息当他们需要时,相同的人联系电子邮件三或四次在采取行动之前,相同的人一个星期或更长时间回复电子邮件消息或错过机会,因为消息是谁推到他们的收件箱的底部。

# 4。得到组织!
创建一个少数文件夹或邮箱,这对您自己的独特情况有用,并使用它们从收件箱中获取消息。也许你可能会在星期五完成你的专业阅读,在下午或早上阻止一大块时间。如果是,请在名为README的电子邮件程序中创建一个文件夹。随着新闻通讯和其他专业阅读进入,不要超过除了识别它并将其移出收件箱以外的练习型浏览。

也许你收到了很多垃圾邮件。减少垃圾邮件的技术超出了本文的范围,但是在您的电子邮件程序中有一个很好的过滤器,那就是创建一个消极过滤器。积极过滤器寻找的是正文在主题行或头文件,并由它触发。负筛选器查找您指定的文本的缺失,如果文本不存在就会触发它。一些电子邮件程序允许你设置负面过滤器,如:IF to:或Cc:不包含[电子邮件受保护]然后将消息移动到垃圾邮件文件夹。被发送的大部分垃圾邮件都没有直接向您解决。如果您的电子邮件程序没有提供负滤波,请设置一个正筛选器,该过滤器仅在to:或cc:字段中查找您的地址,并将这些消息发送到收件箱,同时向垃圾邮件发送其他所有消息。这有点困难,因为那么您必须为您订阅或订阅不同的帐户时,为每个时事通讯创建过滤器。

也许您收到的消息需要某种类型的操作。如果你能在两分钟内完成,那就在有机会的时候做。如果没有,它就变成了一项任务或一次约会。设置适当的提醒,并将邮件从收件箱移到名为ACTION的文件夹中。工作很快。删除你不需要的内容,回复你能回复的内容,然后将其他内容移出。

#5。使用金色规则!
“如果您正在阅读的电子邮件将带您超过五分钟阅读并回复,则需要一个电话。”

传播这个词!你有语音信箱和电话!掸去灰尘,使用它们!两分钟的电话交流的信息比任何一封你花十分钟写,别人花十分钟读的电子邮件都要多。这扇门也是双向摆动的。不要把电子邮件写得太长,以至于让收件人读到。他们不会。他们可能会读第一段,然后浏览第二段和第三段,所以你送本书而不是打电话是在浪费你和他们的时间。列出一个经常拨打的电话号码,把它放在你的手机附近的保护膜,以节省你查找他们的时间!

Adam Boettiger是电子邮件管理知识专家。188比分直播篮球比分直播总部位于俄勒冈州波特兰,他一直涉及自1992年以来的电子邮件,自1995年以来,在各种能力中,包括建议数百名企业如何在线有效和负责任地达到客户。他曾向反垃圾邮件组织的董事会担任国家和国际公开演讲,并在数字管理中发布数字海洋电子邮件通讯,电子邮件过载和终身管理。188比分直播篮球比分直播

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